Administrador de oficina / Recepcionista Boca Raton, FL, 33487, Boca Raton - Corporate HQ

Administrador de oficina / Recepcionista

Tiempo completo • Boca Raton, FL, 33487, Boca Raton - Corporate HQ
El administrador / recepcionista de la oficina es responsable de la organización y coordinación de las operaciones, los procedimientos y los recursos de la oficina para manejar las operaciones diarias con un enfoque en la eficiencia y la gestión del tiempo. Este es un rol multifacético que requiere un alto nivel de gestión organizacional, habilidades de comunicación y la capacidad de hacer malabares con una variedad de proyectos al mismo tiempo. El administrador de la oficina será responsable de desarrollar protocolos de comunicación dentro de la oficina, agilizar los procedimientos administrativos, el control de inventario y la delegación de tareas para proyectos específicos de la empresa, así como actuar como enlace entre Orangetheory Fitness y nuestra empresa de administración de propiedades para garantizar una asociación sólida y efectividad. en operaciones de construcción.

QUÉ HARÁS
  • Trabaje directamente con el equipo de administración de la propiedad para ayudar a facilitar las operaciones sin problemas dentro del edificio
  • Asistir en las tareas generales de oficina necesarias para garantizar que nuestra oficina funcione de manera fluida y eficiente, como archivar, fotocopiar y cotejar.
  • Manejar las consultas, quejas y avisos de BBB de los clientes y distribuirlos a las partes correspondientes.
  • Gestionar y delegar de forma eficaz los proyectos necesarios para garantizar un buen entorno de trabajo.
  • Establecer las relaciones con los proveedores necesarias para gestionar de forma eficaz nuestras necesidades comerciales generales.
  • Entrada de base de datos, así como garantizar la seguridad, integridad y confidencialidad de los datos.
  • Asóciese con miembros del Comité Ejecutivo para coordinar horarios, citas, recados locales, recoger / pedir almuerzo y reservas de viajes según sea necesario
  • Colaborar con los miembros del equipo en las actividades del personal de la oficina para garantizar la máxima eficiencia.
  • Saludar, dar la bienvenida y orientar a los visitantes de manera apropiada; notificar al personal de la empresa la llegada de visitantes
  • Contesta teléfonos, dirige llamadas al departamento correcto; tomar mensajes, dar seguimiento si es necesario
  • Administrar el horario de las salas de conferencias
  • Administre y mantenga pedidos a granel para todos los suministros de oficina corporativos / suministros de cocina, etc.
  • Asegúrese de que las cocinas y refrigeradores se mantengan siempre limpios y en orden
  • Gestionar y supervisar al equipo de limpieza para garantizar que el edificio siempre se mantenga limpio y ordenado.
  • Administre las cuentas de la fotocopiadora: programe y verifique cualquier servicio / reparación / cambio, etc.
  • Supervisar todos los envíos / recepciones para la oficina, coordinar el flujo de correo dentro y fuera de la oficina; recoger y distribuir paquetes y otro correo
  • Trabajar con el departamento de Recursos Humanos en varias tareas de incorporación según sea necesario
  • Ayude a coordinar las necesidades de viaje de los huéspedes externos según sea necesario
  • Ayuda con la formación de franquicias si es necesario
¿ESTÁS CUALIFICADO?
  • Se prefiere un título de asociado o superior; Diploma de escuela secundaria aceptado dependiendo de la experiencia.
  • Más de 3 años de experiencia en administración de oficinas y recepcionista
  • Experimentado en prácticas y procedimientos administrativos.
  • Sólidas habilidades informáticas y conocimiento de la suite de Microsoft Office
  • Experiencia en la gestión de sistemas telefónicos multilínea, funciones de programación, presupuestación y contabilidad.
  • Debe tener un comportamiento y una apariencia profesional y cortés dentro de esta posición.

RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR
Esta posición supervisa directamente la función de recepcionista y el área de recepción y trabaja en conjunto con el gerente senior de operaciones para garantizar un funcionamiento sin problemas de nuestra área de recepción. Esta posición también supervisará los requisitos necesarios del Gerente de Instalaciones dentro de nuestra Corporación HQ y OTF Studios.

TIPO DE POSICIÓN
Este es un puesto de tiempo completo ubicado en la sede corporativa en Boca Raton, FL.

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  • Tiempo libre pagado
  • Paga de vacaciones
  • Pago de licencia parental
  • Centro de bienestar de última generación en la sede corporativa
  • Plan 401k con contribución del empleador
  • Team Building, actividades de participación de los empleados y mucho más

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Información de Empleo de Igualdad de Oportunidades en los EE. UU. (La finalización es voluntaria)

Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y todos los solicitantes calificados recibirán consideración para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, edad, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por ley.

Se le brinda la oportunidad de proporcionar la siguiente información para ayudarnos a cumplir con los requisitos legales, de mantenimiento de registros y presentación de informes de Igualdad de Oportunidades de Empleo federales y estatales.

La cumplimentación del formulario es totalmente voluntaria. Sea cual sea su decisión, no será considerada en el proceso de contratación ni posteriormente. Cualquier información que proporcione será registrada y mantenida en un archivo confidencial.

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